Reglamento de Certificación de Firmas

REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN DE FIRMAS IMPRESIONES DIGITALES, COPIAS Y SU LEGALIZACIÓN
Vigencia: 01/03/2011

CAPITULO I. Disposiciones aplicables.

 


Artículo 1.   Los Escribanos de registro, cuando sean requeridos para extender certificaciones de las comprendidas en el artículo 10 inc 1 a 11 del Reglamento Notarial decreto 1612 y su modificatorio 2783/08, actuarán de acuerdo con las normas que establece este Reglamento. El Colegio de Escribanos procederá a legalizar las firmas y sellos de los Escribanos cuando la certificación se ajuste al mismo.

 

Artículo 2. El Escribano dejará constancia del requerimiento y su actuación en el Registro de Intervenciones por medio de Actas, según lo establecido en los artículos 11, inc. a) y 12 de la ley 6898 y los artículos 10 y 11 del reglamento Notarial y la resolución 657 del Consejo Superior del Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe. Cuando optare por realizar las certificaciones mediante escritura publica, se estará  a lo previsto en el art. 12.

 

Artículo 3. El Escribano se excusará y abstendrá de actuar si el documento contuviera cláusulas contrarias a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres, o si versare sobre negocios o actos jurídicos que requieran para su validez  documento notarial u otra clase de instrumento público y estuviere redactado atribuyéndole los mismos efectos y eficacia.

 

CAPITULO II. Requisitos de las Actas de certificación.

 

Artículo 4. Las Actas deberán redactarse correlativamente, en un todo de acuerdo con lo determinado por este Reglamento y deberán contener:

  1. El número de Acta.
  2. El lugar y fecha, que no podrá diferir del lugar y la fecha de la certificación:
  3. El objeto de la Intervención del Escribano.
  4. El nombre y apellido completo del o de los requirentes, el número y clase de los documentos de identidad que legalmente correspondan pudiendo agregar al acta copia estos, y los restantes datos requeridos por la legislación vigente.
  5. La manifestación del requirente de actuar por sí y/o en representación de terceros, en este último caso dejando constancia, según corresponda, enunciando sucintamente: 1) si exhibió documentos de los que surja la acreditación de existencia de su representada; 2) si de los mismos surgen facultades suficientes para a realización del acto por el representante.
  6. La mención de que los requirentes estamparon las firmas o impresiones digitales en presencia del Escribano coetáneamente con la certificación y en caso de certificaciones de copias, haber tenido a la vista el documento cuya copia se certifica y si el mismo es original o una copia o reproducción.
  7. Referencia sintética que permita individualizar los documentos, cuyas firmas o contenido se certifica. En caso de tratarse de documentos relacionados con bienes registrables deberá dejarse constancia de algún dato que individualice el bien.
  8. La circunstancia de que el documento esté redactado en idioma extranjero, y. en su caso, de la solicitud y/o agregación de una traducción del mismo, de acuerdo al criterio del art. 20 de este reglamento.
  9. Referencia a la existencia de espacios en blanco o las circunstancias de haber sido estampadas las firmas en documentos total o parcialmente en blanco.
  10. Si correspondiere, la discordancia entre el lugar y fecha del documento y la del Acta de certificación.
  11. Cualquier otro dato o antecedente que corresponda en virtud de las disposiciones de este reglamento o que estime pertinente consignar el autorizante.
  12. El número da las hojas especiales en que se efectúa la certificación que indistintamente podrán consignarse en el texto del acta o marginalmente.
  13. Las constancias de los artículos 23 y 24  de este reglamento, cuando así corresponda.
  14. La firma o impresión digital del o de los requirentes;
  15. La firma y sello del Escribano autorizante que no deben superponerse.

Artículo 5. En caso de certificación de firmas e impresiones digitales, se extenderá  un acta por cada documento, o legajo referente al mismo acto, cualquiera sea el número de firmas o impresiones digitales estampadas en él.

 

Artículo 6. El requerimiento de la certificación podrá instrumentarse mediante una sola Acta si:

  1. Una sola persona firmare o estampare su impresión digital en varios documentos de distinto tenor, o
  2. Una o más personas firmaren o estamparen impresiones digitales en uno o más documentos de igual tenor, o
  3. Varios requirentes presentaren en el mismo acto más de un documento de distinto tenor y solicitaren la certificación de sus firmas o impresiones digitales, que todos ellos habrán de estampar en los mismos.

Artículo 7. En caso de certificaciones de copias, totales  o parciales, podrá instrumentarse el requerimiento de la actuación notarial en una sola Acta, aunque se trate de copias de documentos distintos, cuando fuera efectuado por el mismo requirente y respecto de documentos referentes al mismo acto. Cuando distintos requirentes soliciten, cada uno, la certificación de distintas copias, se efectuará un acta por cada requirente.

Artículo 8. Si en el mismo acto debiera certificarse la firma y/o impresión digital y la autenticidad de documentos como copia, total o parcial, del contenido de otros documentos, el requerimiento de la actuación notarial podrá instrumentarse mediante una sola acta, de acuerdo al criterio del art. 7, dejándose constancia de las circunstancias en la misma.

 

Artículo 9. Salvo en los casos previstos en los artículos 6, 7, y 8  no podrá instrumentarse el requerimiento de la actuación notarial en una sola Acta cuando los documentos se refieran a asuntos distintos y/o fueren efectuados por distintos requirentes.

Artículo 10. En caso de error en el contenido del Acta que hiciera inevitable su anulación, podrá abandonarse el texto en el estado en que se hallare y se dejará constancia de ello mediante nota, seguida de la firma y sello del Escribano. El Acta siguiente llevará el mismo número de la anulada.

 

Artículo 11. En caso de desistimiento del requirente, el Escribano deberá  dejar sin efecto el Acta, consignando el hecho al pie mediante nota con su firma y sello. El Acta posterior llevará el número subsiguiente al de la desistida.

 

Artículo 12. Cuando el Escribano optare por realizar certificaciones por Escritura pública, esta deberá contener como mínimo las constancias que establece el artículo 1002 del Código Civil y el artículo 4 de este reglamento, sin perjuicio del cumplimiento del resto de las constancias  y requisitos exigidos por la Ley Orgánica del poder Judicial de la Provincia de Santa Fe. En este caso las certificaciones se expedirán utilizándose la hoja especial de testimonio, conforme su instrumentación y de acuerdo al criterio del artículo 23, último párrafo. Excepcionalmente se estará a lo previsto en el mismo artículo, inc. a) y c).

CAPÍTULO III. De las certificaciones de firmas e impresiones digitales

Artículo 13. Las certificaciones de firmas e impresiones digitales, salvo lo previsto en los artículos 12 y 30 de este Reglamento, serán extendidos en la “hoja especial de certificaciones” que el Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe expedirá y habilitará, debiendo extenderse una hoja especial de certificaciones por cada ejemplar del documento, o legajo referente al mismo acto en que conste la firma o impresión digital objeto de autenticación

Artículo 14. El Escribano certificará impresiones digitales puestas en documentos privados solamente en los casos en que las leyes confieran a éstas eficacia jurídica como sustitutiva de la firma.

Artículo 15. Las hojas especiales de certificación de firmas e impresiones digitales deberán necesariamente contener:

  1. El lugar y fecha en que se extienden y el número de Acta y folio en el cual se tomó razón del requerimiento.
  2. El carácter en el que actúa el Escribano y el número del registro notarial;
  3. La mención de que los requirentes estampan la firma o impresión digital en su presencia.
  4. El nombre y apellido completo del o de los requirentes y el tipo y número de los documentos de identidad, según legalmente corresponda.
  5. La identificación sucinta del documento en el que se inserta la firma o huella digital que origina su intervención y la cantidad de hojas de las que el mismo esté conformado.
  6. La constancia de la manifestación del requirente efectuada en el Acta de haber actuado por sí y/o en representación de terceros, en este último caso dejando constancia, conforme lo dispuesto por el artículo 7 del presente reglamento.
  7. La firma y sello del Escribano autorizante que no deben superponerse.

Artículo 16. Cuando las firmas o impresiones digitales fueren estampadas en un documento que constare de varias hojas las mismas deberán ser unidas por el sello y media firma del Escribano, dejando constancia de la cantidad de las mismas en la hoja especial de certificación y en el Acta. Si ello no fuera posible el Escribano foliará, firmará y sellará todas las hojas, pudiendo colocar media firma en todas ellas, salvo en la última que llevará firma entera.

Artículo 17. En el caso de certificación de firmas o impresiones digitales, el Escribano deberá dejar constancia en cada sector del documento en donde están insertas las firmas o impresiones digitales certificadas, del número de la hoja especial de certificaciones que se utilice y del lugar y fecha de la certificación y deberá asimismo estampar sello y firma los que no deberán superponerse.

Artículo 18. Cuando se requiera la certificación de firmas o impresiones digitales en un documento que ya tenga dichas firmas o impresiones digitales estampadas, el Escribano deberá requerir que se asiente en el documento una nota de reconocimiento y ratificación del contenido del documento y firmas antecedentes, a cuyo pie el o los requirentes deberá estampar ante el Escribano, su firma o impresión digital para su certificación.

Cuando se requiera la certificación de firmas e impresiones digitales en un documento privado en el que conste fecha y/o lugar distinto a la del requerimiento o firmado en otro lugar, el escribano podrá actuar indistintamente de la siguiente forma:

  1. requerir que se asiente en el documento una nota indicando el lugar y fecha del requerimiento, a cuyo pie, el requirente deberá estampar su firma o impresión.
  2. dejar expresa constancia en la foja de certificación y en el Acta, que, no obstante  el lugar y/o fecha indicados, o de su ausencia, en el documento privado, las firmas e impresiones digitales se estampan en presencia del Escribano en el lugar y fecha que se consigna en la foja de certificación.

Artículo 19. Si el documento en el que fuera a estamparse la firma o huella digital estuviese total o parcialmente en blanco, se realizará la certificación consignando los espacios en blanco en el Acta y en la hoja especial de certificación.

 Artículo 20. Si se requiere la certificación de firmas o impresiones digitales estampadas en documentos redactados en idioma extranjero, o la certificación de sus copias, el Escribano actuará de la siguiente forma:

  1. si conoce el idioma extranjero dejará constancia de ello tanto en la hoja de certificación como en el acta.
  2. Si no lo conoce  y el requirente declara conocer el idioma de la redacción podrá optar entre b.1. consignar esta circunstancia en el acta y en la hoja de certificación o b.2.  exigir su previa traducción por interprete o traductor público con título habilitante, debiendo dejar constancia en el acta y en la certificación de tal circunstancia y vinculando el documento privado con la traducción que anexará al documento.

 Artículo 21. El Escribano no podrá insertar ni en el Acta ni en la foja especial de certificación aseveraciones referentes a la titularidad de los bienes y/o existencia de gravámenes y medidas precautorias.

Artículo 22. Los Escribanos son directamente responsables de la integridad y conservación de las Actas y de las hojas especiales de certificación, debiendo comunicar la pérdida, destrucción o sustracción de las mismas al Colegio de Escribanos, que podrá declarar aplicable lo dispuesto en los artículos 11 inc a y 23 de la ley 6898.

Artículo 23.  Para el caso en que la hoja especial de certificación resultare insuficiente para consignar todos los datos que el acto notarial requiera, se continuará en otra u otras hojas especiales de certificación, a las que se enumerará en forma correlativa. Las mismas deberán estar unidas con sello y firma o media firma del Escribano, aplicando lo dispuesto en el art. 16º de este reglamento, dejando constancia de ello tanto en el acta como en las hojas de certificación.

Artículo 24. En el supuesto que el Escribano requerido para realizar la certificación de firmas e impresiones digitales careciere de las hojas especiales de certificación y le fuere imposible adquirirlas en las respectivas oficinas del Colegio, por  la urgencia del caso, procederá de la siguiente forma:

  1. Redactará la actuación en hoja de testimonio, o en hoja de veinticinco líneas si la urgencia del caso lo indicase. La redacción de la certificación deberá ser realizada conforme a los términos de las hojas especiales de certificación en el formulario aprobado y en uso en la circunscripción que corresponda.
  2. Dejará constancia de ello en el Acta pertinente del Registro de Intervenciones y en la hoja empleada como respaldo, consignando, si correspondiera, la identificación alfanumérica de la hoja de testimonio utilizada, conforme el artículo 17.
  3. Dentro de las veinticuatro horas comunicará lo actuado al Consejo Directivo de su Circunscripción.

Todo ello sin perjuicio de que el Colegio de Escribanos juzgue la actitud del notario actuante.

CAPÍTULO IV. De las certificaciones de autenticidad de copias.

Artículo 25. Las certificaciones de autenticidad de copias deberán extenderse en la “hoja especial de certificación” que el Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe expedirá y habilitará a ese fin, resultando aplicable lo dispuesto en el Capítulo anterior con la misma extensión.

Artículo 26. Las certificaciones de copias totales o parciales deberán necesariamente contener:

  1. El carácter en que actúa el Escribano y el número de registro Notarial.
  2. La constancia de haberse tenido a la vista los originales y de que concuerdan total o parcialmente con el original. En este último supuesto debe hacerse constar que “la copia es de las partes pertinentes del original”. Si no se tratare de un documento original deberá expresarse el carácter o calidad del documento cuya copia se certifica.
  3. El lugar y fecha en que se extienden y el número de Acta y folio en la cual se tomó razón del requerimiento de la actuación extraprotocolar del escribano autorizante;
  4. La referencia sintética en la hoja de certificación de la clase de documento que se certifica;
  5. La firma y sello del Escribano autorizante que no deberán superponerse.

 

Artículo 27. Si las copias constaren de varias hojas se aplicará lo dispuesto en los arts. 16 y 17 de este Reglamento.

Artículo 28. En caso de presentarse varias copias que correspondan a documentos distintos, pero para ser utilizados para un mismo fin, en un legajo, las mismas podrán unirse utilizándose una sola hoja especial de certificación, consignándose el número de hoja de respaldo utilizada en cada documento, con firma y sello del escribano.

 

CAPÍTULO IV: De las constancias de la actuación extraprotocolar

 

Artículo 29: El escribano dejará constancia del requerimiento y su actuación en el Registro de Intervenciones, por medio de actas, según lo establecido en los artículos 11, inc. a) y 12 de la ley 6898 y los artículos 10 y 11 del reglamento Notarial y la resolución 657 del Consejo Superior del Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe. Cuando optare por realizar las certificaciones mediante escritura publica, se estará  a lo previsto en los artículos 12 y 26 del presente.

 

Artículo 30: Los escribanos de Registro, cuando sean requeridos para actuar extraprotocolarmente, procederán de acuerdo con las normas establecidas en este reglamento.