Archivo de protocolos

-EXPEDICIÓN DE TESTIMONIOS (Art. 308 Código Civil y Comercial de la Nación)

-EXPEDICIÓN COPIAS CERTIFICADAS (DE PROTOCOLOS Y/O DOCUMENTACIÓN AGREGADA AL PROTOCOLO)

-EXPEDICIÓN DE COPIAS SIMPLES (Valor meramente informativo)

-EXHIBIClON DE PROTOCOLOS (A los fines de su consulta en la Sede del Archivo)

-EXHIBICION DE INDICES DE PROTOCOLO

-SISTEMA DE ENVIO DE  FOTOCOPIAS A DISTANCIA

-ANOTACION OTORGAMIENTO ACTOS ULTIMA VOLUNTAD

-EXPEDICIÓN DE INFORMES S/OTORGAMIENTO ACTOS ULTIMA VOLUNTAD (Descargar Formulario)

-EXPEDICION DE INFORME ACTOS ULTIMA VOLUNTAD NODO VENADO TUERTO

-ANOTACION REVOCATORIAS DE PODERES Y/0 MANDATOS

-EXPEDICION SOBRE INFORMES REVOCATORIA  PODERES

-ANOTACION  DE  OTORGAMIENTOS,  MODIFICACIÓN  Y  REVOCATORIAS  DE ACTOS AUTOPROTECCIÓN

-EXPEDICIÓN INFORMES  RELATIVOS  A  LOS REFERIDOS  ACTOS

1) CONCURRENCIA PERSONAL DEL TITULAR DOMINIAL CON D.N.I Ó A TRAVES DE NOTA CON FIRMA CERTIFICADA ANTE ESCRIBANO PUBLICO. SI ES HEREDERO, EN AMBOS CASOS, DEBERÁ ACOMPAÑAR SIEMPRE COPIA  CERTIFICADA DE LA DECLARATORIA DE  HEREDEROS.

2) EL TESTIMONIO PUEDE, ASIMISMO, SER DILIGENCIADO POR  MEDIO  DE APODERADO  QUE  CUENTE  CON  FACULTADES  SUFI CIENTES.   DEBERÁ   CONCURRIR CON ORIGINAL DEL PODER Y SU D.N.I. O REALIZAR EL TRÁMITE A TRAVÉS DE NOTA CON  FIRMA  CERT I FICADA  NOTARIALMENTE.-

 

POR “OFICIO JUDICIAL”

EL ABOGADO APODERADO EN EL EXPEDIENTE SUCESORIO, CON SU CREDENCIAL PROFESIONAL,  Y  PODER  Y  DECLARATORIA   DE   HEREDEROS,   TODOS  CERTIFICADO POR EL JUZGADO Ó CON EL EXPEDIENTE EN MANO (ESTA  ULTIMA  FORMA  DE TRAMITAR  EL  TESTIMONIO,  NOS  HACE  PERDER  MUCHO  TIEMPO   EN   CONTROLAR LOS PODERES Y LAS DECLARATORIAS, POR LO GENERAL HAY MÁS DE UNA DECLARATORIA   DICTADA.  POR  ESTO  MISMO  SOLICITAMOS AL  SR.  DIRECTOR QUE LOS TESTIMONIOS DONDE EL TITULAR DOMINIAL ESTÁ FALLECIDO, SE TRAMITEN UNICAMENTE POR OFICIO JUDICIAL O HEREDERO CON  DECLARATORIA)

SE EXTIENDE A:

 

l) UN PARTICULAR CON D.N.I. (SIEMPRE QUE SEA PARTE DE LA ESCRITURA)

2)ABOGADO, ESCRIBANO, MARTILLERO PUBLICO,  CORREDOR INMOBILIARIO, DEBIENDO PRESENTAR  SIEMPRE SU CREDENCIAL PROFESIONAL

IGUAL QUE EL CASO ANTERIOR

EL SERVICIO SE PRESTA EN LA SALA RESPECTIVA A: ESCRIBANOS, ABOGADOS, MARTILLERO PUBLICOS, CORREDORES INMOBILIARIOS Y PERITOS CALÍGRAFOS, CON SU RESPECTIVA CREDENCIAL.

AL EFECTO DE PRESENTARSE LA RESPECTIVA FICHA DE INSCRIPCIÓN POR ORIGINAL Y DUPLICADO CON FIRMA Y SELLO DEL ESCRIBANO AUTORIZANTE.  SE DEBE INSCRIBIR DENTRO DE LOS 30 DlAS DEL OTORGAMIENTO DEL ACTO.-

IGUALMENTE, TODO INTERESADO, QUE HUBIERE OTORGA TESTAMENTO OLÓGRAFO,   PUEDE   CONCURRIR PERSONALMENTE MUNIDO DE SU DNI Y SOLICITAR SE EFECTUE ESA TOMA DE  RAZON DEL ARCHIVO.

1) POR OFICIO JUDICIAL

2) NOTA CON FIRMA Y SELLO DEL ABOGADO (EN LA NOTA DEBEN CONSTAR AUTOS, NÚMERO DE  EXPEDIENTE,  NOMBRE COMPLETO DEL CAUSANTE Y D.N.I. DEL CAUSANTE)

3) SI EL INFORME SE PIDE FUERA DE UN EXPEDIENTE SUCESORIO, LA NOTA DEL PROFESIONAL (FIRMADA POR UN  ABOGADO  O  ESCRIBANO)  DEBE  IR ACOMPAÑADA CON COPIA CERTIFICADA POR EL REGISTRO  CIVIL  DE  LA  PARTID A  DE  DEFUNCIÓN DEL TESTADOR.

PRESENTACIÓN DE LA FECHA DE INSCRIPCIÓN CON FIRMA Y SELLO DEL ESCRIBANO AUTORIZANTE POR ORIGINAL Y DUPLICADO.-

PROCEDIMIENTO  SIMILAR AL ESTABLECIDO  PARA LOS ACTOS DE ULTIMA VOLUNTAD.-

PRESENTACION DEL FORMULARIO CORRESPONDIENTE CON FIRMA Y SELLO DEL ESCRIBANO POR ORIGINAL Y DUPLICADO.

SE  DEBE PRESENTAR  EL FORMULARIO CORRESPONDIENTE CON FIRMA Y SELLO ESCRIBANO SOLICITANTE.

1. I) La conservación de los Instrumentos publicos:  aplicación del principio de matricidad.

 

La custodia y conservación de los Instrumentos publicos notariales y la documentación complementarla que se agregue conforme los requerimientos de cada acto autorizado (la variante más representativa está conformada por los documentos habilitantes, conforme lo establece el articulo 307 del Código Civil y Comercial de la Nación, de contenido similar al reglado por el artículo 1003 del derogado Código Civil), se encuentra entre las obligaciones que hacen la esencia de la función notarial. La trascendente tarea,  primigeniamente bajo la responsabilidad de cada fedatario, queda a cargo del Archivo de Protocolos en una etapa posterior, lugar asignado para la guarda perenne de las escrituras matrices.

 

El procedimiento resumido en el párrafo anterior, es la puesta en práctica de uno de los elementos distintivos del documento notarial (escritura publica): la matricidad, garantía de su permanencia temporal El segundo párrafo de la nota puesta por Velez Sarfield al artículo 997 del derogado Código Civil Argentino, define con meridiana claridad a la escritura matriz: “…la que extiende el escribano en el libro de registros que los romanos llamaban protocolo, el cual… debe quedar siempre en poder del escribano sin entregarse nunca a las partes”.

 

La actividad archivistica notarial encuentra sus origenes en el Medioevo. Es la continuación de la guarda que realizaron, en forma consuetudinaria, aquellos escribanos de las notas (de allí la designación de “notario”) que sintetizaban los requerimientos de las partes para su posterior  desarrollo en  los  textos  escriturarios:  las  llamadas  “imbreviaturas”. La incorporación del papel como soporte escriturario, sustituto del costoso pergamino, alentó la acumulación de esos apuntes, representativos de las intenciones de las partes. La suscripción por los Interesados y la ordenación cronológica de estos documentos preliminares, facilitó el inicio de una nueva etapa del procedimiento documental. Consistió en la unificación del tenor obrante en el instrumento conservado por el notario (matriz) y el que se entregaba a las partes con miras a su circulación dentro del tráfico negocial (coplas o testimonios). Los primeros reconocimientos legislativos al principio de matricidad y su corolario el archivo del documento notarial, se encuentran en las Leyes de Partida del año 1256 (Partida 3R), dictadas por el rey Alfonso de Castilla (conocido históricamente como “Alfonso el Sabio” y en similar precepto del emperador Maximiliano de Austria (1493·1519), plasmado en la “Constitución lmperial del Notariado”.

 

El contenido variopinto de las escrituras, proclive tanto a la Inclusión de negocios juridicos trascendentes como a los actos mas diversos de la vida privada o social de los particulares, justifico la tutela dispensada por del Estado a la conservación de los protocolos. El exito de ese cometido dependió en parte del celo y la pericia de los archiveros y de otras circunstancias, propias del devenir histórico de cada país. Hechos como los conflictos belicos, el acondicionamiento inadecuado, los traslados en condiciones precarias, las catástrofes naturales y la implacable acción destructora del tiempo, fueron algunas de las causantes de la pérdida  de piezas Importantes de tan valiosa documentación.

 

1. II) Los Archivos de Protocolos en la Provincia de Santa Fe. Su creación.

 

Junto con el notario, arribó a las playas americanas el principio de matricidad, cuyo desarrollo fue paralelo a la formación de las jóvenes naciones de este continente.

 

En el ámbito de la Provincia de Santa Fe, se sanciona el 24 de agosto de 1865 la ley que dispone la creación de dos archivos generales.  Respondiendo a las características geográficas y culturales de la región, se establece una dependencia para cada circunscripción judicial. La Primera Circunscripción, comprendía los departamentos ubicados al Norte de la línea divisoria formada por el Río Carcarañá y la Segunda aquellos territorios que abarcan el Sur de la Provincia, hasta alcanzar el Arroyo del Medio.

 

El articulo 1° de esa trascendente normativa, puntualiza la función de los archivos generales: “…la conservación y custodia de escrituras y contratos públicos, expedientes (sic) y en general todos los documentos originales pertenecientes a la Administración de Justicia”. El Archivo estaba a cargo “… de un empleado que tendrá las mismas calidades que se requieren para ser escribano público con el nombre de Archivero” (art. 3º). Se investía al Archivero de competencia exclusiva en lo relativo al otorgamiento de testimonios de escrituras que “…existan en su protocolo, como de los expedientes (sic) y demás documentos de su archivo” (art. 7°). La disposición legal prohibió en forma absoluta el retiro del protocolo de las oficinas del Archivo, marcando una notoria diferencia con el tratamiento dispensado a los expedientes. Esa limitación alcanzaba a los propios magistrados (art. 10°).

 

III)        La morosa implementación de la ley. El primer Archivero General.

 

 

Debieron transcurrir casi trece años para que la ley de creación de los archivos generales tuviera vigencia práctica, al menos en la Segunda Circunscripción. El 30 de marzo de 1878 el Poder Ejecutivo designó al primer Archivero General de la Segunda Circunscripción: el ciudadano Eudoro Carrasco. Sin pérdida de tiempo, Carrasco se abocó personalmente a la clasificación y   catalogación de la documentación existente (expedientes y  protocolos)  que  recibió  en  estado  de completo desorden. La mayor parte de los gastos que generaron la ímproba tarea, fueron soportados por el propio archivero, ayudado eventualmente por algunos jóvenes colaboradores. No   habiendo transcurrido el primer año  de  su designación, Carrasco ya había concluido su  labor  preliminar. La valiosa documentación notarial y judicial lucía depositada ordenadamente en el  Archivo. El funcionario elevó un enjundioso informe que incluía propuestas tendientes a la optimización del funcionamiento de esa dependencia. Fue confirmado en su cargo el 22 de marzo de 1879.

 

1. IV) Los Archivos de Tribunales en Ley Orgánica del Poder Judicial de Santa Fe.

 

El cuerpo normativo  antes  citado  (texto  conforme   Ley  Provincial  número  10160, ordenado  según  Decreto 0046/1998), incluye a los Archivos de Tribunales en  su Libro Cuarto  (Reparticiones  Auxiliares  de  la Justicia), abarcando los capítulos -I­ Organización, -II- Destrucción de Expedientes- y -III- Disposiciones Generales-. Interesa, a modo ilustrativo, recordar que  conforme al artículo  267  de  la  Ley Orgánica del Poder Judicial  de Santa Fe, el Archivo  de Tribunales se organiza en cinco secciones, previéndose  en  su  inciso  1)  la  guarda  de  protocolos. Éstos deberán archivarse  de acuerdo  al orden cronológico  y  número de  registro  notarial. Cada tomo indicará en el lomo  el  número  de   registro, los nombres  de  los escribanos  (titular y adscripto, en su caso), año correspondiente  a las escrituras y número  de  folios. El artículo referido concluye indicando  escuetamente: “Habrá fichero  de  las  escrituras”,  herramienta  indispensable  a  los fines  de  la inmediata ubicación de cada tomo. Complemento necesario para el eficiente desenvolvimiento  de  las   tareas  archivísticas  notariales,  es   el índice alfabético de los  apellidos  y  nombres  de  los  otorgantes con  indicación  del  objeto  del  acto, número,  folio y fecha de cada escritura. Su confección es uno de los deberes del escribano regente. Cada tomo contempla un número  máximo de 200  fojas  de protocolo (artículos 333 y 334 de la ley citada).

 

 

1. V) La regencia del Archivo de Protocolos a cargo del Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe.

 

 

Desde su creación, dispuesta por la Ley Provincial 3330, sancionada en el año 1948 y sus posteriores modificaciones (ley 6898), el Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe, entidad profesional no estatal de Derecho Público, ha ido ampliando su esfera de competencia en todo lo concerniente  a la actividad notarial. Entre las gestiones de mayor relevancia que tomó a su cargo el Colegio, se incluye la regencia del Archivo de Protocolos Notariales.

La Ley Provincial número 8940, sancionada el 22 de diciembre de 1981, autorizó la suscripción de un convenio entre el Colegio de Escribanos y  Poder Ejecutivo, concretándose ese acto el 10 de septiembre del mismo año. Mediante ese instrumento, se atribuyó al Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fe la dirección del archivo.

En la actualidad, los protocolos notariales se encuentran bajo custodia en los edificios previamente acondicionados al efecto en las ciudades de Santa Fe y Rosario, conforme la recordada división originaria de la Provincia en dos circunscripciones.

La organización del funcionamiento del Archivo de Protocolos Notariales de la Segunda Circunscripción, estuvo a cargo de su primer Director, Escribano Ítalo Roque De Vita, secundado por un equipo de jóvenes colaboradores, contándose entre ellos la señora Mariana Suñer, quien continúa prestando sus servicios en la dependencia.

 

 

La eficiente labor del notario De Vita, fue continuada por quien fuera un destacado escriba no y dirigente notarial: Leo Constantino Rambaldi. Las gestiones de ambos directores, priorizaron lo atinente a la conservación en perfecto estado de los documentos confiados a su custodia, sin menoscabo de los restantes servicios  que presta  el Archivo.

 

 

 

1. VI) El espacio físico, desvelo de los archiveros. La digitalización documental.

 

Uno de los desafíos inherentes  al funcionamiento  de todo archivo  de documentos,    es el relativo al  espacio disponible.   Ya se ha señalado que hace a la esencia del   instrumento público notarial, su conservación por tiempo indefinido, corolario del principio de matricidad. Esa circunstancia desvela a cualquier archivero.  La mayor demanda de actos notariales, consecuencia de épocas de mayor desenvolvimiento económico y del constante crecimiento poblacional, repercute en el incremento de la documentación notarial

 

El Archivo de Protocolos Notariales de la Segunda Circunscripción, debió ampliar su edificio originario, ubicado en calle Dorrego 558 de Rosario, compuesto de cuatro plantas, acudiendo a la adquisición de un inmueble lindero y construcción de nuevas dependencias, que actualmente se encuentran ocupadas casi en su totalidad. Apenas una docena de estantes se encuentran disponibles. Atendiendo a esa carencia, en el año 2014 se concretó la instalación en un sector del edificio originario (el designado internamente como “sub-suelo B”), las denominadas “estanterías móviles”, que permiten el incremento en aproximadamente un 40 por ciento del espacio disponible. La compra de otro inmueble, ya concretara con anterioridad, permitirá la realización de futuras ampliaciones.

 

Entre las posibilidades que ofrecen los vertiginosos cambios tecnológicos, se encuentra a consideración la digitalización de los documentos existentes.

 

VII)       Servicios a cargo del Archivo  de  Protocolos  Notariales de la  Segunda Circunscripción.

 

 

Las funciones del Archivo no se agotan en la conservación y custodia en perfecto estado de los documentos notariales.

La guarda de tales instrumentos, se complementa con otras tareas de particular importancia, entre ellas: 1) expedición de testimonios o copias de escrituras y de la documentación agregada a los protocolos, 2) la consulta del contenido de los instrumentos depositados por los usuarios que acrediten interés legítimo (partes otorgantes o sus apoderados, profesionales del derecho, funcionarios, magistrados, etc. ).

La prohibición del retiro de los protocolos  de la oficina   (ley 8940),   determina la realización de pericias caligráficas en la sede del Archivo.

La anotación marginal y agregación de copias correspondientes a escrituras complementarias (subsanatorias, rectificadorias, aclaratorias, entre otras) y aquellas que contienen revocatorias  de actos de apoderamiento, coadyuvan al conocimiento     de  toda  modificación  de  los  derechos     representados  en  las escrituras  matrices (publicidad   cartular).  Similar tratamiento  se   dispone a las resoluciones judiciales que se recepcionan  mediante los respectivos oficios.

Previa autorización del Consejo   Directivo,   los  investigadores históricos pueden

acceder a la consulta de escrituras matrices.

La más reciente innovación consiste en la reproducción de los documentos la remisión de su contenido a los usuarios registrados al efecto, vía “on-line” a los fines consultivos.

 

VIII)      Documentación depositada. Proceso de incorporación del protocolo al Archivo.

 

 

A fecha 20 de agosto de 2015, se contabiliza un número de 70137 tomos de protocolos depositados en el Archivo de Protocolos Notariales de la Segunda Circunscripción de la Provincia de Santa Fe. A esa cifra, debe sumarse la documentación notarial en trámite de incorporación.  Se trata de los protocolos de ingreso reciente a la Oficina de Inspección de Protocolos, cuya encuadernación se encuentra pendiente. Es que la tarea del Archivo se cumple en forma mancomunada con la Oficina de Inspección de Protocolos, instalada en el mismo edificio donde se encuentra emplazado el Archivo. Una de las funciones a cargo de esta dependencia es la recepción y contralor de la documentación notarial en forma previa a su ingreso. Cumplidas las etapas indicadas, se realiza la encuadernación de protocolos en los talleres que funcionan en la misma dependencia. Finalmente, quedan depositados en el lugar asignado, previo fichado que se vuelca al sistema informático.

 

 

Rosario, agosto de 2015.

 

 

1. Jorge Arévalo-

Director del Archivo de Protocolos Notariales

 

 

Fuentes consultadas:

Estudios Históricos. Junta de Decanos de los Colegios Notariales de España. Volumen II- Madrid 1965.

“Índice del Archivo General del Rosario de Santa Fe”, por su Archivero D. Eudoro Carrasco. Imprenta de E. Carrasco, año 1881-Rosario.

Ley Orgánica del Poder Judicial de la Provincia de Santa Fe.

ley Orgánica del Notariado Santafesino (número 3330/6898 y modificatorias). ley Provincial 8940 y convenio dictado en consecuencia.